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01.03.2020

Buchhaltung und Finanzmanagement aus der Cloud

Moderne Firmen brauchen ein modernes Finanzmanagement. Eine digitale Finanzbuchhaltung ist die Voraussetzung, um den Überblick über die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu behalten. Eine Cloud-basierte Software vereinfacht die betriebswirtschaftlichen Anwendungen für nahezu alle Bereiche Ihres Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass Daten kontinuierlich und von jedem Ort aus zur Verfügung stehen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Vor- und Nachteile Buchhaltungssoftware aus der Cloud hat und worauf Sie bei der Auswahl der Software achten sollten.

Weniger Aufwand, mehr Rechtssicherheit, ständige Aktualisierung

Buchhaltung in der Cloud ist als Software as a Service (SaaS) ein Teilbereich des Cloud-Computings. Das heißt, dass die Buchhaltungssoftware und die IT-Infrastruktur zu einem externen IT-Dienstleister ausgelagert werden und das Unternehmen die Software als Dienstleistung nutzt. Um Onlinedienste zu nutzen, werden ein internetfähiger Computer sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Für den Zugriff von mobilen Geräten aus brauchen Sie eine entsprechend schnelle Datenübertragung.

Der wohl größte Vorteil der Buchhaltung in der Cloud liegt darin, dass sie den Verwaltungsaufwand reduziert. Routineabläufe werden automatisiert. Letztlich kann alles und jedes digitalisiert und miteinander verknüpft werden: Rechnungswesen, Lagerbestand, Kundendaten, Einkauf, Marketing und vieles mehr. Geschäftsprozesse laufen damit automatisch ab, sodass zahlreiche manuelle Arbeiten entfallen.

Der permanente Zugriff auf die Daten, die Möglichkeit, weiteren Personen in Echtzeit Zugang zu gewähren, sowie die kontinuierlichen Back-ups gehören ebenfalls eindeutig auf die Habenseite der Buchhaltung in der Cloud.

Mit einer entsprechenden Software als Dienstleistung sind Sie auch sicher, dass Ihre Buchhaltung immer gesetzeskonform erfolgt, denn neue rechtliche Anforderungen werden automatisch in die Software eingearbeitet. Kaufen Sie eine Software, müssen Sie selbst dafür sorgen, dass entsprechend rechtskonforme Erweiterungen vorgenommen werden. Nutzen Sie hingegen die Buchhaltung aus der Cloud, wird die Software ständig aktualisiert. Sie zahlen keine teuren Lizenzgebühren, sondern ein Nutzungsentgelt. Sie können Bezahlsysteme einbinden und die Daten Ihrer Unternehmensstandorte weltweit integrieren.

Datensicherheit als sensibler Punkt

Ein sensibler Punkt bei der Anwendung von Buchhaltung in einer öffentlichen Cloud ist die Sicherheit der Daten. Zwar ist Cloud-Computing ein stark wachsender Geschäftsbereich: Drei Viertel aller Unternehmen in Deutschland nutzen nach Angaben von Bitkom Research Rechenleistung aus der Cloud. Allerdings befürchten fast 40 Prozent den unberechtigten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Trotzdem speichern 33 Prozent der Unternehmen selbst kritische Businessinformationen in der Cloud. Bei der Auswahl der Anbieter sollten Sie dem Sicherheitsaspekt unbedingt große Aufmerksamkeit schenken.

Worauf Sie bei der Umstellung achten sollten

Wer heute seine Buchhaltung in Richtung Digitalisierung weiter ausbauen möchte, findet eine Vielzahl an cloudbasierter Software. Angefangen von den großen Unternehmen wie SAP, Sage oder LexOffice bieten auch zahlreiche kleine IT-Firmen sowohl Standardsoftware als auch speziell auf den Kunden zugeschnittene Lösungen.

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie – wie bei jedem bisherigen Softwarekauf auch – Ihre Anforderungen an eine automatisierte Buchhaltung genau kennen. Vergewissern Sie sich, ob die Nutzung der Cloud nicht Möglichkeiten für eine effizientere Buchhaltung bereithält, die Sie gegenwärtig noch gar nicht auf dem Schirm haben.

Unterschätzen Sie auch nicht den Umstellungsprozess. Nur wenn alle Daten – vom Rechnungswesen und dem Zahlungsverkehr über die Umsatzentwicklung bis zu den Reisekostenabrechnungen – im Buchführungsprogramm nahtlos digital vorliegen, kommen die Vorteile der Buchhaltung in der Cloud auch zum Tragen. Setzen Sie sich bei der Umstellung auf die digitale Welt also keine unrealistischen Ziele.

Eine starke Datenleitung ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für reibungslos funktionierende Cloud-Software. Mit Cloud Connect von envia TEL erhalten Kunden eine direkte und private Anbindung an die weltweiten Cloud Services von Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform und viele andere. Die Verbindung wird nicht über das öffentliche Internet geführt und bietet gesicherte Geschwindigkeit – für maximale Cloud-Performance.

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